Projektmanagement mit Maya

Von Protonet Team. Veröffentlicht 27. Februar 2015.

27. Februar 2015

Dieser Gastartikel wurde von Thomas Becker geschrieben und zuerst auf www.valuepm.org veröffentlicht.

Ich werde in Trainings und Workshops häufig gefragt, wie ich die Zusammenarbeit und Kommunikation mit meinen Partnern, Projektteams oder Kunden organisiere. Wichtig ist das natürlich bei der Projektarbeit und beim persönlichen und teamweiten Aufgabenmanagement. Vor einigen Wochen habe ich für eine sichere Kommunikation mit Partnern und Kunden eine Maya von Protonet aus Hamburg angeschafft.

Die Box made in Germany sieht nicht nur chic aus, sie bietet uns auch eine geschützte Arbeitsumgebung für alle laufenden Projekte. Viele unserer Partner sind ebenfalls Freiberufler oder kleine Agenturen. Wir arbeiten viel virtuell, verschicken Dateien per Mail und nutzen ggf. auch Dropbox oder Evernote. Bei vertraulichen und personenbezogenen Daten stößt das an seine Grenzen. Mit unserer Maya behalten wir die Datenhoheit und können trotzdem gemeinsam – auch von unterwegs – auf unsere Daten zugreifen. (*)

Möglich wird das durch die auf der Box installierte, webbasierte Oberfläche SOUL, die out-of-the-box vielseitige Funktionalitäten für die Zusammenarbeit im Team beinhaltet. Genau das Richtige für kleine Teams, die keine Zeit und vielleicht auch nicht das nötige Know-how besitzen, einen eigenen Server auf Systemebene zu administrieren.

Idee

Daten und Kommunikation werden in SOUL in sogenannten Gruppen organisiert. Gruppen repräsentieren z.B. Teams, Projekte oder Netzwerke. Zu diesen Gruppen lade ich interne und externe Teammitglieder ein. Die Organisation von Informationen und Kommunikation ist auf der Maya also eher projektorientiert, d.h. arbeits- und prozessorientiert. Klassische Dateiverzeichnisse mit Ordnern und Hierarchien lassen sich zwar auch nutzen, sind aber nicht das primäre Organisationselement. Auf die Box wird mit einem Webbrowser zugegriffen. Sie ist damit praktisch von allen aktuellen Plattformen aus erreichbar. Über einen Proxyserver bei Protonet können Nutzer auch von unterwegs immer über die gleiche Adresse auf die Box zugreifen (boxname.protonet.info).
Protonet empfiehlt eine ausreichende Leitungskapazität:

Mindestvoraussetzung: 2 MBit/s im Upstream (bei geringem Datentransfer)
Empfehlung: 5 MBit/s im Upstream und mehr (SDSL/VDSL)

Mindestvoraussetzung: 6 MBit/s im Downstream (bei geringem Datentransfer)
Empfehlung: 16 MBit/s im Downstream und mehr

Das Berechtigungskonzept beinhaltet bisher drei Rollen: Administrator, Benutzer und Gast. Für unsere alltäglichen Aufgaben wird das reichen:

1. Nur der Erzeuger eines Objektes kann es umbenennen, editieren und löschen.
2. Der Gruppen-Erzeuger kann alle Objekte innerhalb der Gruppe verwalten, ähnlich dem Administrator.
3. Nur die Benutzer, die eine Gruppe angelegt haben, können dazu auch andere Mitglieder einladen.
4. Ein Gast sieht nur die Benutzer, die er aus seinen Gruppen kennt.

 

Für Benutzer, die z.B. nur auf bestimmte Themen innerhalb einer Gruppe zugreifen sollen, empfiehlt es sich, alle Themen, Termine und Aufgaben “abzuschließen” (d.h. das Hinzufügen neuer Benutzer zu verhindern) und auch nach einer Neuerstellung von Elementen diese direkt “abzuschließen”. Dann landet niemand, der neu in eine Gruppe eingeladen wurde, versehentlich direkt in einem Unterobjekt, sondern müsste dazu erst explizit eingeladen werden. Zum Hinzufügen öffnet man die Userliste wieder und lädt dann den neuen Benutzer in die Gruppe ein (und schließt hinterher wieder ab). Der gemeinsame Gruppenchat ist immer für alle Gruppenmitglieder zugänglich. Über neue Chatbeiträge können Mitglieder per Mail informiert werden.

Gruppen

Der Einstiegsbildschirm zu einer Gruppe ist aufgeräumt und übersichtlich:

In  der Gruppenansicht findet ein Hauptteil der alltäglichen Arbeit statt. Dort können Teammitglieder (1) Themen anlegen und bearbeiten, (2) Aufgaben hinzufügen, zuweisen und verwalten, (3) Termine planen und (4) Dateiordner anlegen. (5) Chats sind aber das zentrale Element in SOUL. Teammitglieder können damit nicht nur in der gesamten Gruppe diskutieren und Dateien austauschen. Auch zu jedem einzelnen Thema, jedem Termin und jeder Aufgabe gibt es die Möglichkeit, separate Chats zu führen. So muss nicht alles immer mit allen diskutiert werden. Diskussionen, Chatverläufe und innerhalb eines Chats verteilte Dateien bleiben so einem Element zugeordnet und entsprechend übersichtlich.

 

Aufgaben, Termine, Dateien

Bei unseren bisherigen Tests ließ sich damit bequem arbeiten. Insbesondere die Aufgabenverwaltung unterstützt die Abwicklung von Projekten in verteilten Teams. (Diego Wyllie hat zum Thema “Wie einfache To-Do Apps das Business erobern” einen interessanten Artikel veröffentlicht – mit unserer Box von Protonet können wir nun auf einen zusätzlichen cloudbasierten Dienst verzichten.) Aufgaben werden Teammitgliedern zugewiesen und mit Fälligkeitsterminen versehen. Wir haben so im Überblick, wie der aktuelle Status ist, und wir können nachvollziehen, was schon besprochen oder entschieden worden ist. Auch das unterstützt uns in unserem Ansatz, Meetings so weit wie möglich zu vermeiden.

Es muss allerdings irgendwie festgelegt werden, was wo besprochen und diskutiert wird. Ansonsten kann man bei den vielen Chats schon mal den Überblick verlieren. Ein gemeinsamer Chat ist auch mobil möglich, denn für iOS und Android stehen entsprechende Apps zum Download bereit.

Innerhalb einer Gruppe können Dateien auch in einer Ordnerstruktur verwaltet werden. Darüber hinaus können wir bei allen Elementen (Themen, Aufgaben und Terminen) innerhalb des Chats Dateien ablegen und austauschen. Neben dieser Dateiverwaltung auf Gruppenebene gibt es auch einen separaten Ordner, in dem Daten für einen Sync, z.B. mit einem Laptop, ablegt werden. (Ein entsprechender Sync-Client für Mac OS X ab 10.9 steht zur Verfügung, Dateigröße bis 2 GB). Der Sync-Ordner ist ein privater Ordner, der nur dem jeweiligen Benutzer zur Verfügung steht. Dort gespeicherte Dateien werden bei Bedarf explizit anderen Benutzern über die Teilen-Funktion in SOUL bereitgestellt. Außerdem gibt es noch einen Ablageort für private Ordner auf der Box, dessen Inhalt nur für den jeweiligen Benutzer sichtbar ist.

Das Wiederfinden von Dateien und die Vielzahl von Ablagemöglichkeiten kann etwas verwirrend sein. Hier helfen nur klare Regeln, wer was wo ablegt. Kooperationspartnern und Kunden, die nicht Nutzer auf der Protonet-Box sind, können Dateien außerdem über einen Freigabelink zur Verfügung gestellt werden. Auf die Verzeichnisstruktur kann ebenfalls über WebDAV zugegriffen werden. Damit ist ein Zugriff von anderen Betriebssystemen und mobilen Geräten möglich. (Kleiner Hinweis am Rande: Über WebDAV können keine Hauptordner in Gruppen angelegt werden, dazu fehlen die Berechtigungen. Also erst die Hauptordner unter SOUL in einer Gruppe erstellen. Dann erscheinen sie mit einer Webdav-Verbindung und können auch über einen WebDAV-Client Ordner angelegt und bearbeitet werden. Es hat lange gedauert, bis wir das herausgefunden hatten…)

Noch ein Wort zur Terminverwaltung. Innerhalb jeder Gruppe können eigene Termine angelegt und verwaltet werden. Als Benutzer sehe ich unter meiner Terminansicht alle Termine der Gruppen, in denen ich Mitglied bin. Dieser Kalender lässt sich von Kalenderprogrammen abonnieren, d.h. praktisch, dass ich alle meine Gruppentermine in meinem Desktopkalender sehen, aber nicht bearbeiten und keine neuen anlegen kann. Die Zusammenarbeit mit meinem Kalenderprogramm ist also aktuell noch eine Einbahnstraße. Auch gibt es noch keine Möglichkeit, Terminserien zu erstellen.

 

Workflow

Aktuell probieren wir noch einige Sachen aus, aber es scheint sich herauszukristallisieren, dass wir Gruppen in SOUL auf zwei Arten nutzen werden. Als:

• statische Gruppen und
• aktive Gruppen

Statische Gruppen sind für uns Gruppen, die wir für Referenzmaterial nutzen wollen: Literatur, Textquellen, Informationen – also wie eine Art Bibliothek. Außerdem organisieren wir dort Vorlagen, Templates und statische Kundeninformationen. In diesen Gruppen werden Termine und Aufgaben weniger eine Rolle spielen, sondern die Dateiverwaltung im Vordergrund stehen. Aktive Gruppen sind für uns Gruppen, die wir für die tatsächliche Abwicklung laufender Projekte nutzen wollen. Sie werden bei Projektbeginn oder schon mit der ersten Projektidee angelegt und für die aktuelle Projektarbeit als Kommunikation- und Kollaborationsplattform genutzt. Nach Beendigung des Projektes werden sie auf der Maya archiviert, verschwinden so aus dem Verzeichnis der aktiven Gruppen. Ggf. werden Teile der Arbeitsergebnisse dann am Ende in eine statische Kundengruppe übertragen.

Wichtiger Teil des Workflows ist aber auch die Sicherung der Daten. Hier haben wir noch keine Entscheidung getroffen, da erst ein vor kurzem erschienenes SOUL-Update ein einfaches Backup erlaubt: USB-Festplatte anschließen, Button drücken und die Sicherung läuft. Beim ersten Mal läuft eine Vollsicherung (ein evtl. vorhandenes Time Machine Backup wird lt. Auskunft von Protonet mitgesichert). Danach führt SOUL auf derselben Platte auf Knopfdruck ein inkrementelles Backup durch. Aber eben bisher nur auf Knopfdruck (das Team in Hamburg arbeitet daran). Also im Moment ausdrücklich: Knopf drücken nicht vergessen! Und am besten zwei Platten verwenden (SOUL erkennt die unterschiedlichen Platten und führt die Sicherungen dann entsprechend weiter) und eine Platte an einem anderen Ort aufbewahren. Ehrlich, das ist wichtig, ganz bestimmt.

Es ist wie immer bei der Einführung von neuen Prozessen: Alle  brauchen Disziplin, um nicht mehrere Kommunikationskanäle gleichzeitig zu verwenden, z.B. neben der Maya weiterhin Mail, Evernote oder ähnliches. Man ist es halt so gewohnt. Ich denke, dass das volle Potenzial der Protonet-Box dann ausgenutzt werden kann, wenn wir sie als unseren ersten und wichtigsten Workspace begreifen.

Weitere Hinweise

Carla, Carlita (die Namen für die anderen beiden Produktversionen, s.u.) und Maya ermöglichen es lokalen Mac-Usern auch, ihr Time Machine Backup auf der Box zu sichern, was ich wirklich bequem und praktisch finde. Allerdings bekommt das Thema Backup damit noch eine zusätzliche Bedeutung, falls sich im Falle eines Falles nicht nur die Daten in SOUL, sondern die Mac-Sicherungen gleich mit ins Datennirwana verabschieden.

Die Maya macht sich im laufenden Betrieb nicht bemerkbar. Wenn auf der Oberseite nicht das grüne Licht sanft leuchten würde, könnte man vergessen, dass dort ein laufender Server steht. Auch die Maya kann – wie die beiden größeren Modelle – als Wireless-Router genutzt werden. Die Funktion kann abgeschaltet werden, falls schon ein Wireless-Netzwerk vorhanden ist.

Zum Schluss sei noch die Animation des einzigen Schalters während eines laufenden Backups erwähnt. Das zeigt doch, was für ein Team da in Hamburg für ein privateres Internet arbeitet.

 

 Produktdetails

 

Pros

1. Die Box ist eigenes Hoheitsgebiet. Wir haben die Datenhoheit, die Daten gehören uns – und trotzdem verfügen wir über viele Vorzüge der Cloud.
2. Pretty. Simple. Alles, was gebraucht wird, ist ein Browser. An der Box muss man nichts konfigurieren (über ssh kann aber, wer will). Die Oberfläche ist aufgeräumt, Teammitglieder finden sich schnell zurecht, der Einarbeitungsaufwand ist praktisch gleich null. Notwendig ist aber zumindest ein einfacher vereinbarter Workflow: Welche Informationen werden vom wem wo erstellt und gepflegt?
3. Service. Das Hamburger Team reagiert schnell, kompetent und freundlich auf eventuelle Fragen oder Probleme. Das ist insbesondere wichtig für kleine Teams oder Freelancer, die auf eine schnelle Hilfe angewiesen sind. Probleme mit dem Computer tauchen ja immer dann auf, wenn man sie am allerwenigsten gebrauchen kann. Auf Wunsch kann eine 3-Jahres-vor-Ort Garantie abgeschlossen werden.
4. Connectivity. Die Box ist schnell in die eigene Arbeitsumgebung eingebunden und dient wahlweise auch noch als eigener Wireless-Router. Man spart also ggf. ein Gerät ein. Es gibt Clients für OS X und Windows, die Dateien zwischen dem eigenen Rechner und der Box synchronisieren und auch für den Zugang zu den Dateien auf dem Rechner sind nur wenige Schritte notwendig. Dateien und Ordner erscheinen so schnell im Explorer oder Finder. Die Box ist ruck-zuck auch von unterwegs erreichbar. Alles kein Hexenwerk.
5. Collaboration: Weniger Mails und mehr Getting Things Done. Unsere Maya unterstützt die Zusammenarbeit – auch mit externen Partnern. Unkompliziert kann die Box zum Zentrum unserer Teamkommunikation werden. Eigentlich ist das unsere Nummer Eins bei den Pros.

 Cons

1. Die Box ist eigenes Hoheitsgebiet. Das bedeutet eben auch, dass Wartung, Sicherung, das Einspielen von Updates, der Anschluss an Router und Internet etc. eigenverantwortlich durchgeführt werden müssen. Eine unterbrechungsfreie Stromversorgung wäre eigentlich Pflicht. Auch ein Backupkonzept, das Verantwortlichkeiten, Zyklen und Aufbewahrung regelt, muss erstellt und eingehalten werden. Und wir wissen ja, wie das im hektischen Alltag so funktioniert. Protonet muss hier zumindest kurzfristig automatisierte Backups ermöglichen. Daran arbeitet das Team aber wohl schon.
2. Terminverwaltung: Hier setzen wir im Moment noch auf Apples iCloud-Kalender. Die Kalenderfunktionalität ist in SOUL aktuell nur rudimentär implementiert. Das ist uns wirklich unverständlich, da Teams stark terminorientiert arbeiten und organisiert sind und z.B. mit Baikal (CalDAV-Server) Open-Source Lösungen vorhanden sind, die zeigen, wie es gehen könnte. Immerhin kann ich den SOUL-Kalender im Kalender von OS X abonnieren. (Noch besser wäre es, wenn im Kalendereintrag in OS X zumindest ein Link vorhanden wäre, der direkt auf den Kalendereintrag in SOUL verweist.)
3. Kontaktverwaltung. Auch hier zeigt Baikal, wie es funktionieren könnte. CardDAV wäre Standard. Bis SOUL soweit ist, nutzen wir dafür ebenfalls iCloud.
4. Dateiverwaltung: Die Philosophie, Dateien von Aufgaben, Themen und Terminen zu trennen, ist zumindest für unsere Anwendungen nicht immer hilfreich. Es gibt zwar zu jeweiligen Aufgaben, Themen und Terminen Chatverläufe, in denen Dateien angehängt werden können, diese lassen sich auch in einer Übersicht ansehen, aber uns fehlt doch die Möglichkeit einer Dateiablage, z.B. zu Terminen oder Aufgaben, auch um auf diese Daten von unterwegs, z.B. über WebDAV, zugreifen zu können.
5. Mobile Apps: Inzwischen gibt es eine App fürs Smartphone: den Messenger. Der ist ein Ersatz für WhatsApp. Termine oder Aufgaben lassen sich damit noch nicht anlegen oder verwalten. Die Entwicklung weiterer Apps wird aber bei Protonet vorangetrieben. Insbesondere die Aufgabenverwaltung würde uns echt weiterhelfen.

Fazit

„Daumen hoch“ hätte es früher im Computerclub geheißen. Wir lieben unsere orangefarbene Box. Speziell für kleine Teams oder Netzwerke, die schnell auf eine sichere und einfache Kollaborationslösung umsteigen wollen, ist die die perfekte Lösung. Keine Lernkurve, übersichtliches Arbeiten und eine gehörige Portion Spaß verringern die Vorbehalte, die vielleicht beim Umstieg von gewohnten Kommunikationswegen mit Mail und Co. auf eine neue Plattform bestehen. Das Ding ist chic und verdeutlicht ganz praktisch, dass es eine Alternative zum zentralisierten und kommerzialisierten Netz gibt. Wir freuen uns auf die nächsten Entwicklungsschritte von SOUL.

Aktuelle Schulungsvideos zum Thema Protonet SOUL von den Machern.

(*)  Die Protonet-Box ist über eine eingestellte protonet.info-Subdomain erreichbar, der Transfer der Daten erfolgt SSL-verschlüsselt. Dabei wird der Datenverkehr zwischen einem Benutzer und der eigenen Protonet-Box über einen zentralen Reverse-Proxy-Rootserver von Protonet geführt. Das Deaktivieren des Reverse-Proxys ist aber möglich. Durch ein Port-Forwarding am eigenen Router und mit einem Dyn-DNS-Provider ist die Box dann weiterhin von außen erreichbar.