Einfach ist schwierig – Der lange Weg zu Protonet SOUL 2.0

Von Protonet Team. Veröffentlicht 1. Dezember 2014.

Viel Herzblut für eine neue Seele: Protonet SOUL 2.0 ist unser bisher umfangreichstes Update: 65.000 Zeilen neuer Programmcode, vier große Designiterationen mit unserer UX/UI Agentur Zeughaus und immer wieder die Frage: „Ist die Software wirklich einfach und intuitiv?“

Protonets Seele auf dem Prüfstand

Bereits nach dem ersten Entwurf begannen wir bei Protonet mit der neuen Version zu arbeiten – schließlich sind wir unsere ersten und oft auch kritischsten Nutzer. Da die gesamte Kommunikation unseres Unternehmen über unseren Protonet Personal Server läuft, haben wir ein natürliches Interesse daran, mit Protonet SOUL OS ein möglichst einfaches, verlässliches und arbeitserleichterndes Betriebssystem zu schaffen. Der erste Wurf hat uns – obwohl er optisch ansprechend war – nicht überzeugt. Wir haben gesehen, dass Arbeit einfach liegen blieb und die Kommunikation hakte.

Einer der ersten Entwürfe

Nachdem uns auch die nächsten Versionen noch nicht überzeugt haben, sind wir wieder zurück ans Zeichenbrett, haben neu skizziert und das Ergebnis wieder im Unternehmen ausprobiert. Erst mit der letzten Version – der Version, die auch zu unserem neuen Update wurde – war plötzlich das Gefühl da: Wow, das funktioniert!

 Euer Arbeitsalltag ist unsere Priorität

Mit Updates werden Funktionen allerdings manchmal so verändert, dass auch routinierte Arbeitsabläufe angepasst werden müssen. Das ist für uns und unsere Nutzer natürlich immer auch ein initialer Aufwand, um die Abläufe wieder neu zu etablieren. Und doch werden oft gerade mit diesen Neuerungen die Grundlagen gelegt, um die nächsten Schritte in Richtung effektiver und einfacher Zusammenarbeit zu gehen.

Am 24.09.2014 haben wir das Update für alle Kunden freigegeben.

Und so sieht SOUL OS heute aus.

Da sich die Bedienung mit diesem Update wirklich drastisch veränderte, entschied unser Support, alle bestehenden Kunden frühzeitig anzuschreiben. In Workshops und Webinaren ist das Team dann die Umstellungen und Neuerungen mit ihnen durchgegangen.

Und doch haben wir bei diesem Schritt nicht alle Kunden erreicht. Einige von euch wurden vom Update überrascht. Prozesse, die ihr mit eurer Box für euch gefunden und erfunden habt, funktionierten nun nicht mehr. Da wir die produktive und einfache Gestaltung eures Arbeitsalltages als unsere Priorität ansehen, möchte ich mich bei euch entschuldigen!

Für die Zukunft werden wir bessere Wege finden, um wirklich alle verlässlich und verständlich zu informieren.

Die Stärken der neuen Seele

Damit ihr ein Gefühl dafür bekommt, warum wir gewisse Entscheidungen bei diesem umfangreichen Update getroffen haben und warum dadurch auch in Zukunft deutlich weniger „prozessbrechende“ Änderungen notwendig sind, erzähle ich euch etwas mehr:

Der Kern der Neuerungen in Protonet SOUL 2.0 sind unsere Gedanken zur Dezentralisierung und Entkoppelung der einzelnen Elemente, mit dem übergreifenden Ziel durch dieses Update die Zukunftsfähigkeit von Protonet SOUL OS als Plattform zu gewährleisten. Im Detail beinhaltet dies:

Die Ausgestaltung bestimmter Features (z.B. Aufgaben, Kalendareinträge, Dateien):

Vor unserem großen Update wurden diese nicht nur im Kontext von Projekten, sondern vor allem im Kontext von Themen erzeugt. Dadurch war es sehr einfach, diese zu erzeugen, umso schwerer aber, sie zu verwalten. Durch die Wandlung dieser Zusatzfunktionalität zu vollen Objekten ist plötzlich deutlich mehr möglich: Man kann gezielt über Aufgaben sprechen, Aufgabenlisten erzeugen und für diese Berechtigungen vergeben. Und das ist nur das, was heute möglich ist. Die Aufgabenprioritäten durch das einfache Verschieben zu ändern, mehrere Aufgabenlisten mit Themen, Terminen, Ordnern oder Dateien zu verknüpfen, oder einfach nur freizugeben, sind Funktionen, die plötzlich in einem einfachen Update möglich werden. Dieser Schritt stellt sicher, dass die nächsten Weiterentwicklungen nicht jedes Mal aufs Neue euren Arbeitsfluss durchbrechen müssen.

Übersichtlichkeit auch bei wachsenden Projekten

Ein weiterer Punkt ist unser Ziel, auch bei größeren Daten- und Usermengen die Übersichtlichkeit zu erhalten. Wir haben in Protonet SOUL 1.0 mit dem Anstieg von Projekten ein großes Problem mit der Übersichtlichkeit entdeckt und viel an dem Benachrichtigungssystem gefeilt, um sicherzustellen, das diese Übersichtlichkeit auch auf Dauer gewährleistet ist. Statt wie in der alten Version erst ins Projekt gehen zu müssen, um Benachrichtigungen zu sehen, werden diese nun gesammelt und übersichtlich in einer aufklappbaren Seitenleiste dargestellt. Dieses Benachrichtigungssystem bildet die Grundlage für unsere nächsten Schritte. Vor allem bietet diese Art von Benachrichtigung eine perfekte Grundlage für mobile Interaktionen. Wir freuen uns darauf, euch in naher Zukunft mit unseren Entwicklungen sowohl auf Desktop-Rechnern als auch auf mobilen Endgeräten positiv zu überraschen.

Erweiterbarkeit ermöglichen

Sowohl die Ausgestaltung der Features/Objekte als auch das Benachrichtigungssystem bildet die Grundlage für kommende Erweiterungen. Erweiterungen, die in Zukunft nicht nur von uns gebaut werden müssen. In der neuen Protonet SOUL 2.0 Struktur ist es zukünftig einfacher möglich, zusätzliche Funktionen hinzuzufügen. Mögliche Erweiterungen

• ein Dokumentsystem, das sich in die jetzige Gruppenstruktur einhängt
• ein Kanban Tool, das auf die Aufgabenobjekte zugreift
• die Integration von Dritt-Plattformdaten

Manchmal nötig: Alte Zöpfe abschneiden

Für unsere Intensivnutzer ist die veränderte Dateiverwaltung der größte Unterschied. Bisher wurden im Hintergrund automatisch Ordner angelegt, verwaltet und konnten über den Kommunikations-Stream mit Dateien befüllt werden. Das war sehr einfach, ließ sich aber nicht mehr mit den geplanten Funktionen vereinen. Wenn auch Aufgaben einen eigenen Kommunikations-Stream haben, haben sie dann auch einen eigenen Ordner? Diese und viele andere Fragen und Einschränkungen haben uns dazu bewegt, diese Funktionalität herauszulösen und Dateiordner zu „erstklassigen“ Objekten zu machen. Durch diese Änderung können Dateiordner nun einzeln mit Berechtigungen versehen, in Zukunft synchronisiert, als Galerie geteilt oder gar mit Themen verknüpft werden. Viele dieser Funktionen sind noch in der Entwicklung und werden euch zukünftig im Rahmen von Software-Updates zur Verfügung stehen.

Ich hoffe, ich konnte Euch einen verständlichen Einblick in die Hintergründe geben, die uns dazu bewogen haben, beim neuen Protonet SOUL 2.0 so viel zu verändern.

Und natürlich habe ich nicht alles verraten…

Habt Ihr Fragen, Anregungen, Kritik? Dann schreib uns direkt – ich freue mich von Euch zu hören.
Und: Ich danke Euch für euer Vertrauen, uns auf dieser Reise zu begleiten!
Ali