Produktiv mit Protonet: Ordnung und Struktur

Von Sebastian Geis. Veröffentlicht 24/05/2016.

In unserer Reihe „Produktiv mit Protonet“ geben wir Einblicke in unsere tägliche Arbeit mit Protonet SOUL. Da wir die Software nicht nur entwickeln, sondern unsere gesamte Kommunikation und Kollaboration über SOUL abbilden, haben wir einige Erfahrung darin gesammelt, wie wir am besten mit SOUL arbeiten. Diese Erfahrungen möchten wir mit dir teilen.

Heute berichtet Sebastian, unser Marketing Manager, wie man Ordnung hält, selbst wenn Projekte umfangreich werden und welche Strukturen dabei helfen mehrere Teams zu organisieren.

Ordnung und Struktur mit Protonet SOUL

Moin! Mein Name ist Sebastian und neben meiner Hauptaufgabe als Marketing-Dude an unserer Kommunikation nach außen zu basteln, werkle ich in vielen verschiedenen Teams und Projekten mit. Da ich (fast) überall meine Finger im Spiel habe, ist es enorm wichtig, Ordnung in den ganzen Gruppen und Projekten zu halten.

Einer der großen Vorteile unserer Kollaborationssoftware SOUL ist, dass sie dem User sehr viel Entscheidungsmacht gibt: wie und wo kommunizieren wir? Wie wird das neue Projekt mit externen Partnern abgebildet?

Aber, wie ihr wisst: „Mit großer Macht kommt große Verantwortung!“ Schnell ist eine neue Gruppe erstellt, wo eigentlich ein neues Unterthema angebrachter wäre. Aufgaben stapeln sich seit Wochen in verschiedensten Listen und wichtige Informationen vergammeln in irgendeiner Gruppe, die schon lange nicht mehr aktiv ist. Not cool.

Es lohnt sich, ab und zu kurz inne zu halten und zu überlegen, wie man eine gute Struktur in SOUL aufbauen kann. Im Folgenden will ich einige Best Practices anreißen, die uns sehr helfen (disclaimer: da jedes Team anders arbeitet, sollten meine Tipps lediglich als Anregung dienen und nicht sklavisch kopiert werden!).

Gruppen – Wer? Was? Wann?

Wenn ein neues Projekt ansteht oder wir ein neues Team bilden, stellen wir uns immer die Frage: „Ist das eine neue Gruppe oder eher ein Unterprojekt eines schon bestehenden Teams?“
Sobald externe Partner, zum Beispiel unsere Video-Agentur, an einem Projekt mitarbeiten wird eine neue Gruppe erstellt. Ganz einfach, weil die externen Kollegen nicht alles mitbekommen sollen, was wir so über sie reden.

Sonst gilt: Je weniger Gruppen, desto besser. Lieber erstmal ein Thema aufmachen. Wenn man merkt, dass es zu viel zu besprechen gibt, kann man immer noch eine neue Gruppe erstellen.

Sinnvoll sind Gruppen in jedem Fall für:

1. Unternehmen

Erstellt eine eigene Unternehmensgruppe mit allen (internen) Mitarbeitern! Alle generellen Updates und Themen könnt ihr hier dann sammeln – so verschwinden nichts in einer Gruppe auf die nicht alle Zugriff haben. Erstellt Unterthemen für After-Work Aktivitäten, gemeinsame Mittagessen oder Fun (damit die ganzen witzigen Gifs einen Platz haben). Der Gruppen-Kalender kann für Urlaubsplanung genutzt werden, der Meeting-Raum blockiert werden etc.

2. Team-Gruppen

Wir haben einige Teams, die regelmäßig an bestimmten Aufgaben arbeiten. Ein gutes Beispiel ist unsere Online Marketing Gruppe. Wir arbeiten an verschiedensten Themen (Website, Online-Anzeigen, Blogposts etc.), die aber immer von den selben Leuten durchgeführt werden. Hier nutzen wir den Gruppen-Chat um Neuigkeiten oder auch mal einen spannenden Artikel über die technische Integration von Videos auf der Website zu teilen.

Wenn wir über eine Aktualisierung diskutieren oder ein kurzes Projekt , wie zum Beispiel eine neue Infografik, erstellen wir einfach ein neues Thema innerhalb der Gruppe.

3. Projekt-Gruppen

Für Projekte, die irgendwann abgeschlossen werden und teamübergreifend bearbeitet werden, erstellen wir eine Projektgruppe – insbesondere wenn Externe mitarbeiten. Mit unserer Videoagentur arbeiten wir zum Beispiel in der Gruppe „Protonet und Firestarter“. Die Projektgruppe ist aufgebaut wie unsere Protonet Team-Gruppe: mit Themen und Aufgabenlisten. Wichtig bei Projektgruppen: Nutzt die Funktion nur ausgewählte Personen zu Themen/ Aufgaben hinzufügen zu können. Dann könnt ihr zum einen im kleinen Kreis diskutieren/ arbeiten und vor allem spamt ihr nicht das komplette Team mit Details voll. Merkt ihr, dass in einem Thema doch jemand fehlt, könnt ihr Personen jederzeit nachträglich hinzufügen.

Sebastians Gruppenübersicht. Bloß nicht den Überblick verlieren!

Sebastians Gruppenübersicht. Bloß nicht den Überblick verlieren!

Thema oder Aufgabenliste?

Protonet SOUL bietet euch die Möglichkeit auch abseits des Gruppen-Chats zu kommunizieren. Nutzt diese Chance und trennt die Arbeit nach Themen und Aufgaben!

Themen

Wir nutzen Themen-Chats, um Dinge zu besprechen oder auch mal kontroverse Ansätze zu diskutieren. Hier geht es vor allem um Kommunikation. Auch kleinere Aufgaben bearbeiten wir mit Themen – zum Beispiel, wenn wir neue Anzeigenmotive benötigen.

Aufgabenlisten

Wenn absehbar ist, dass wir ein Projekt haben, das bearbeitet und abgeschlossen wird, erstellen wir eine Aufgabenliste. Zum Beispiel die Übertragung der deutschen Inhalte unserer alten Website auf unser neues Layout. Dazu erstellten wir für jede Seite eine eigene Aufgabe und arbeiteten sie sukzessive ab.

Außerdem haben wir Listen für Dinge wie Bugs, die wir (oder ihr – danke!) auf unserer Website finden. Darin sammeln wir die To-Dos und weisen sie unserem Webentwickler Phil zu.

Beobachten oder mitarbeiten?

Jeder von uns ist in sehr vielen Gruppen Mitglied, aber wir arbeiten nur in wenigen täglich. Damit ich nicht mit Notifications überschüttet und laufend aus meiner Arbeit gerissen werde, unterscheide ich konsequent zwischen Gruppen, Themen und Listen in denen ich aktiv arbeite und solchen, in denen ich eher stiller Beobachter bin und nur ab und zu meinen Senf dazugebe. Deshalb habe ich für die allermeisten Gruppen die Notifications abgestellt, heißt: ich bekomme nicht für jede Wortmeldung eine Benachrichtigung. Wenn etwas wirklich wichtig ist und meine Mithilfe benötigt, werde ich über die @-Mention nach wie vor benachrichtigt. Wenn ich dann mal Luft habe, schaue ich die Gruppen durch: Wo ist was neues passiert oder welche lustigen Gifs liegen in „Fun“. Das Widget „Themen“ auf der Gruppen-Startseite hilft schnell zu sehen ob es Neuigkeiten gibt!

Weg damit! Archivieren ist dein Freund.

Selbst wenn konsequent darauf geachtet wird möglichst Themen statt Gruppen zu erstellen, sammelt sich über die Zeit einiges an. Viele Diskussionen in Themen sind längst abgeschlossen und können archiviert werden. Nur in einer aufgeräumten Gruppe könnt ihr produktiv arbeiten, ohne lange nach relevanten Infos zu suchen, deshalb räumt ordentlich hinter euch auf.

Fazit

Es ist nicht schwierig Ordnung und Struktur in SOUL zu bekommen, aber ohne verlierst du dich leicht in unzähligen Gruppen und Themen. Wenn die Suchfunktion dein Lieblingsfeature in SOUL ist, solltest du dich also vielleicht mal fünf Minuten zurücklehnen und über eine bessere Struktur für dein Team nachdenken.

In Farbe und bunt: Sebastians Tipps in der Webinar-Aufzeichnung

Puh, das war ein langer Text. Um das Gelesene nochmal aufzufrischen, gibt es eine Aufzeichnung unseres Webinars zum Thema „Produktiv mit Protonet: Ordnung und Struktur“. Wir schauen uns gemeinsam an, wie wir bei Protonet Ordnung (in SOUL) halten:

 

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